内容証明郵便の紙面

内容証明郵便を作成するなら次の３つの方法があります。

• 手書きする
• パソコンで印字する
• web で送信する

web を使って電子内容証明郵便（e内容証明）を送るのは、今まで方法が頻繁に変わってきましたので、作成方法や手続きについては念のため郵便局の e内容証明で最新の情報をご覧ください。

内容を伝え、法的な効果を確保するだけなら e内容証明で十分ですが、内容証明郵便で通知する人・通知される人の心理的な印象には違いがあるかもしれません。これは、個人的な手紙を書くときに、ボールペンを使うか、万年筆を使うか、筆ペンを使うかというのに似た感覚かもしれません。

以下、おもにパソコンで作成して紙にプリントする場合を中心にご説明します。

内容証明郵便での文字数

内容証明郵便の専用用紙が文具店で売っています。原稿用紙のようなものです。内容証明郵便専用用紙を使えば、縦横の文字数などを気にしなくても、きちんとできあがります。手書きでよいのですが、私は何年も前から手書きの内容証明郵便はほとんど見たことがありません。文字数や書式はパソコンでも同じです。

内容証明郵便では、
１行２０字、１ページ２６行（縦書き・横書き）
１行２６字、１ページ２０行（横書き）
１行１３字、１ページ４０行（横書き）
などの書き方が可能です。

よく迷うのは、たとえば１行２０字で書いていて、２０字のあとに「、」や「。」がきてしまう場合です。これを書いたら１行が２１字になって、受け付けてもらえません。その場合はどうしたらよいでしょうか。

行末に句読点がこないように文を考えるのも一法です。そもそも日本語の読点には厳密なルールはありませんので、行中に読点を増やしたり、減らしたりすれば何とかなるかもしれません。

「それでは、付けなくてもよいのか」ということになるかもしれませんが、常識的に、そして自分のこだわりで、「ここには句読点をつけたい。」ということはあるでしょう。

極端ですが、「、」や「。」が次の行のはじめにきても構いません。内容証明郵便は「内容」が重要なのであって、必ずしも相手が読みやすいように書く必要はないのです。

行政書士には、それぞれ自分流の書き方・スタイルがあることと思います。縦書き・横書き、用紙を縦に使うか横に使うか、罫線を引くかどうか、罫線を何色にするかなど、行政書士にお任せいただけるとやりやすいです。

内容証明の句読点

「私は、妻と子供たちに暴行を加えました。」
「私は妻と、子供たちに暴行を加えました。」
では意味が異なりますから読点は重要です。読点の問題というより、むしろ表現を変えるべきでしょう。
内容証明郵便に限らず遺言書でも問題なのは、上に紹介したような

『私は妻と子供たちに暴行を加えました。』

と書かれている場合、「状況や前後関係を考えればどういう意味なのかわかるはず」ということになるのかどうかです。
・私ひとりが、妻と子供たちに暴行を加えたのか
・私と妻が一緒になって、子供たちに暴行を加えたのか
は、前後関係等でわかるのかもしれません。「わかるから問題ない」のならよいのですが、場合によって、この不明瞭な記載をめぐって争うことにならないとはいいきれません。

内容証明郵便を紙面一杯に書いたら

おもにパソコンで作成して印字するする場合の注意点です。

内容証明郵便には、字数制限があります。そうすると１行の字数と１ページの行数がある程度決まってきます。しかし余白の規定はありません。

内容証明郵便を発送するのは、郵便局に内容を証明してもらうためです。そのために、受付日・受付番号等の記載をします。その記載のために３センチ程度の余白が必要です。４センチあれば十分でしょう。

もしこれを記載するスペースがなかったらどうするのか？
上下に余白がなくて、左右にあった場合、かつて、ある郵便局では証明を縦書きで右端に記載してくれました。しかし、いつでも、どの郵便局でもやってくれるものではないようです。

 

こちらで提出した内容証明郵便の用紙の下部に、数センチの紙を貼って「証明欄」を作ってくれたこともあります。この紙はこちらで用意しなくても「郵便認証司」さんが作成して貼り付けてくれます。手間がかかるせいか、これをやってくれない郵便局もあります。やってくれるとしても歓迎されはしないでしょう。

そういうことを総合的に考えると、内容証明の場合、用紙の下部に３センチから４センチの余白を作っておくと郵便局での作業時間も短くて済むでしょう。（郵便局で内容証明郵便の発送手続きをすると、何の問題もない場合でも結構時間がかかります。）

内容証明を英語で書くと

内容証明郵便では、アルファベットは使えます。ひとつのアルファベットが１文字です。パソコンで入力するなら「全角」にした方が文字数を数えやすいでしょう。アルファベットは使えますし、商品名・地名等が外国語になるのは構いませんが、内容証明郵便の内容を外国語で書くことはできません。

内容証明での「丸囲み数字」「カッコ付き数字」など

①や（１）は、２文字と数えますが、文中の順序を示す場合には１文字と数えます。どういう意味かわかりにくいと思いますが、たとえば、項目を列挙して、行頭に
①商品名
②価格
などのように番号を付けるときは１文字と数えます。

「丸囲み数字は２文字分」というのは実は正確な表現でなく、たとえば文中での「⑩」は３文字です。

内容証明郵便でほとんど見ませんが、語句を□（四角）で囲むと、その四角が１文字です。丸で囲んでも、四角で囲んでも同じ数え方です。○で何文字も囲むことは無理かもしれませんが、四角でなら何文字でも囲むことができるでしょう。

下線・傍点は文字に含まれます。つまり、下線・傍点は「文字の一部」と同じことで、これらを付けても文字数は増えません。

内容証明文の訂正の仕方

文字を訂正する場合は、二本線で削除し、元々の文字が読めるようにして、そばに新たに文字を書きます。

そして、「○行目○字削除」「○行目○字訂正」のように欄外に書き、押印します。この押印は、差出人の印と郵便局の印を両方押すことになりますので、かなりの余白が必要です。訂正印は、契印や名前の後に押したのと同じ印を使います。

たいていは、訂正する行と平行の余白部分に「○行目○字訂正」と書きますが、たとえば１０行目と１１行目を訂正する場合、訂正印を押す都合で、平行の位置には書けません。

実際には、１か所訂正するくらいは構わないとしても、１ページで数か所訂正するようなら、書き直した方がよいと思います。

枚数の多い内容証明郵便

内容証明郵便が２枚以上になって、ステープラー（ホチキス）で綴じて、大抵の人が、前のページの裏と次のページにまたがって印鑑を押すでしょう。契印（けいいん）といいます。割印ではありません。２枚３枚なら問題ありませんが、もっと枚数が多くなると、用紙が厚くなってハンコを押すのが非常に大変なことがあります。片側の紙には、印鑑のフチの丸いところがかろうじて押せる程度のことがあります。印影（文字・名前）がわからなくなってしまうこともあります。結論から言うと、これでよいようです。

この契印に用いる印鑑は、実印である必要はありません。そもそも差出人のところに押す必要もありませんが（普通は押します）、契印をするなら差出人のところに押したものと同じ印を使います。
なんでも「普通」にしておけば良いというものではありませんが、普通でない以上は、それなりに理由と自信があるとき以外はやらない方が賢明でしょう。