内容証明を使うわけ
内容証明郵便は、記載した内容が証明されるものですから、「あの時に言った・言わない」を防止する効果があります。その他に、「通知したことを法的に証明する」ためにも使われます。また、「きちんと主張する」のに役立ちます。
きちんと主張するというのは、直接に話をしていると、その場の雰囲気・成り行きで、つい喋ってしまうことがあるかもしれませんし、そういうつもりで話したのではないのに誤解されるということもよくありますので、よく考えて主張するということです。電話というのも、手軽で便利ですが、言い間違い・勘違い・聞き漏らしなどがあるので、結構トラブルになる例があります。
内容証明の控え
訴訟の証拠にすることもありますので、内容証明郵便の控え（謄本）は保管しておくでしょう。
（内容証明を発送する場合には、相手に送るもの・郵便事業会社に保管しておくもの・差出人が保管しておくものがありますから、最低でも３通あるはずです。）
自分が発送した内容証明郵便のだいたいの内容は覚えているでしょうが、もしかすると契約日を間違えていないか、契約内容を間違えて通知しなかったか等、あとで正確な文言を確認する必要があるかもしれません。
発送時に、窓口で３通のうちの１通を控えとして渡されますから、これを保管しておきますが、紛失してしまうこともあるでしょう。
たいていは、パソコンで作成していますので、郵便認証司の印のある控えを紛失しても困らないことの方が多いのですが、上にも書きましたように、訴訟の証拠として提出したい場合には、控えがないと困ります。
内容証明郵便を発送してから５年間は郵便事業会社に保管してありますので、「再証明」してもらうことができます。わかりやすいように、タイトルには「再発行」と書きましたが、正しくは「再証明」です。
内容証明の再証明
「内容証明郵便の謄本の再発行」のような制度はありません。発送した内容証明郵便と同じ内容のものを提出し、それが発送した内容証明と同じ内容であることを証明してもらいます。
発送した内容証明郵便の文言がわからないと、再証明してもらえません。パソコンで作成してあれば、それをプリントしていけばよいのですが、それができない場合には、まず、発送した内容証明郵便の謄本が郵便局に保存されていますから、この謄本の閲覧請求をします。
閲覧して、内容を書き写すなどして、発送した内容証明と同じ内容のものを作ります。これを再度証明してもらいます。
閲覧請求の際には、発送した時に受け取った受領証（書留・配達記録郵便物等受領証）が必要です。
内容証明郵便を発送すると、控えと受領証が渡されるので、たいていはそれらを一緒にして保管しているでしょう。控え（謄本）を紛失すると受領証も紛失していることが多いですから、しっかり保管してください。
実際には、内容証明郵便を出してから何年も経過して、その内容証明郵便の文言が問題になることはめったにないと思います。内容証明郵便が相手に届いてから、相手がそれを読んで何らかの対応をし、それに対してまた差出人がリアクションをするでしょうから、はじめに出した内容証明の文言はすでに当然のものとして受け入れていることがほとんどです。