書留郵便で間違いなく送付しても
間違いなく相手方に郵便物を送付したいとき、よく書留郵便を使います。しかし、「封書（封筒）は届いたけれども、中に書面は入っていなかった。だから何の通知も受けていない。」
といわれるとどうしようもありません。そこで内容証明が役に立ちます。
内容証明郵便
内容証明郵便ですと、
- 誰宛に、
- どんな内容の通知がされたか
が公的に証明されます。内容証明は、配達にあたっては書留の扱いです。
しかし、たとえば戸籍謄本を内容証明郵便に同封して送るというわけにはいきません。
戸籍の郵送方法
行政書士は、依頼されて戸籍謄本や住民票などを取り寄せることがあります。戸籍等の発給を求める用紙などとともに、定額小為替などを同封します。このとき、書留郵便で送ることはありません。
なぜ書留にしないかというと、それだけ郵便制度を信頼していることと、役所から戸籍等が送られてくるときに、いつも「普通郵便」だからです。
プライバシーに関わる肝心の戸籍等が普通郵便で送られてくるのに、戸籍等を請求するときに書留を使うというのはアンバランスです。
もっとも、請求のときには定額小為替という「お金に相当するもの」を入れていますから、重要なことは確かですが、もし行方不明になっても数百円から数千円ですから、悔やんでも悔やみきれないというほどの損害ではありません。
依頼人さんからの送付の場合
依頼者から戸籍謄本や不動産関係の評価証明などを送っていただくこともありますが、特定記録郵便や簡易書留を利用なさる方が多いです。レターパックもよく使用されます。（レターパック「青」ですと特定記録の扱い、レターパック「赤」ですと書留郵便の扱いです。）
重要なものなので、気を遣ってそのようになさっているのでしょう。ですから、こちらも「役所とのやり取り」のときは普通郵便、依頼者さんにお届けするときには特定記録・簡易書留のことが多いです。
特定記録と簡易書留の違い
簡易書留でも特定記録でも、配達状況をネット上で確認できます。このふたつには次のような違いがあります。
特定記録 ⇒ 郵便受けに投函
簡易書留 ⇒ 手渡しして受領印をもらう
特定記録 ⇒ 普通郵便と一緒に配達するかも
簡易書留 ⇒ 別便で配達
特定記録 ⇒ 配達の前か後に記録
簡易書留 ⇒ 配達後に記録
特定記録 ⇒ 相手が不在でも投函
簡易書留 ⇒ 相手が不在なら持ち帰り
特定記録 ⇒ 日曜祝日には配達しない
簡易書留 ⇒ 日曜祝日でも配達あり
特定記録 ⇒ 補償なし
簡易書留 ⇒ ５万円まで補償
特定記録での経験
戸籍ではありませんが、ある程度重要なものを送ったときの経験をお話します。
日本の郵便制度をかなり信用していますが、ある程度重要なもの（金銭的価値でいえば１万から２万円程度のもの）なので、簡易書留にしようかと初めは考えました。
しかし、送り先の人は、仕事の都合でかなり夜にならないと帰宅なさらないこと、そして、なるべく早く届くことを考慮して、特定郵便で送ることにしました。
「手渡しと受領印」「もし不在なら持ち帰って、本人が郵便局へ取りに行く」簡易書留では、受け取る人にとって負担が大きいと考えたからです。また、相手の方にも連絡し同意していただきました。
そこで特定記録で発送しました。
ネットで配達状況を確認すると、配達日時が記載されています。安心していたのですが、相手から連絡があり、「郵便が届いていない」とのこと。
そこで、郵便局に連絡しましたが、確かに届けたという回答でした。
結論からいうと、郵便を配達する人は確かに配達したのですが、それは近所にある似た名称のマンションで、同じ部屋番号の郵便受受けに投函したのでした。
大事には至りませんでしたが、特定記録は受取人に手渡しすることもなく、受領印をもらうわけでもないので、配達する人の「自己申告」なのです。
配達する人は熱心にやってくれるのですが、やはり人間ですから間違うことはあるようです。
そうすると、書留や簡易書留でなければ安心できないことになりますが、上にも書きましたように、役所が戸籍・住民票等を送るときは普通郵便です。（必要な返信切手を同封するなどして速達にしてもらうことも可能です。）
内容証明と書留
不動産の権利証（登記識別情報）が司法書士さんから送られてくるときは書留だと思いますが、これは数千万円、数億円の問題に関する書類なので、顧客の気持ちも考慮して、そのようにしているのでしょう。
一例ですが、ある団体に入会する気もないのに無理やり会員にされてしまったようなのでハッキリと退会したいという相談がありました。
会員になる気がないことを内容証明で通知し、また会員証やバッヂ、会員の手引書などを返送する旨明記し、それらを書留郵便で送りました。詳細は伏せますが、この場合は、内容証明と書留を使いました。
安心な送り方
以上、総合しますと、通常の郵送は普通郵便でよいのではないかと思います。確かに発送したのに届かないという場合は調査もしてもらえます。
もし心配なら、特定記録、簡易書留を使ってみるのもよいでしょう。ネット上で、相手が受け取った日時を知ることができるのは便利です。
「〜をすれば絶対に確実」というのは難しいです。
法的に相手に通知したことを証明しなければならないのなら、配達証明を付けます。内容証明を配達証明付きで送ることが多いのはそのためです。
内容証明郵便ではカドが立つ？
内容証明郵便に対する印象は人によってかなり異なるので、一概にはいえませんが、大げさすぎて「カドが立つ」かもしれません。その場合、書留郵便や特定記録郵便を利用することもよくあります。